廣州海事法院：信息化讓司法文書(shū)郵寄工作不再“是個(gè)事兒”

文/圖 羊城晚報(bào)全媒體記者 董柳 通訊員 趙宗文 胡小薇

“滴”掃描機(jī)聲音響起，廣州海事法院訴訟服務(wù)大廳書(shū)記員拿著即將寄到全國(guó)各地的司法文書(shū)快件用掃描機(jī)掃描單號(hào)后，每份快件的單號(hào)立即就出現(xiàn)在了電腦屏幕上。十幾秒后，一疊快件已全部錄入了系統(tǒng)里。隨后，書(shū)記員逐一核對(duì)已錄入單號(hào)的所有快件基礎(chǔ)信息，檢查有無(wú)缺漏的單號(hào)即可。

從錄入到裝入快遞信封，一份送達(dá)信件制單時(shí)間不到1分鐘。使用這個(gè)平臺(tái)后，全院司法文書(shū)郵寄快遞制單、交接等工作從原來(lái)的每天1個(gè)多小時(shí)縮短到20分鐘左右。收發(fā)室沒(méi)有了以往排隊(duì)等待郵件交接的隊(duì)伍，沒(méi)有寫(xiě)滿了快遞單號(hào)的厚厚登記本。只有干凈整齊的工作臺(tái)，清脆悅耳的掃描聲。

記者了解到，自從2020年9月份廣州海事法院自主研發(fā)的郵寄管理平臺(tái)正式投用以來(lái)，不僅給該院的書(shū)記員辦理司法文書(shū)郵寄節(jié)省了時(shí)間，那些繁瑣的、容易出錯(cuò)漏的步驟也省去了，而且大幅度提高了司法文書(shū)集中辦理郵寄的整體效率。

誘因：繁瑣流程 低效工作

據(jù)了解，在郵寄管理平臺(tái)開(kāi)發(fā)投用以前，廣州海事法院的司法文書(shū)郵寄管理工作多是由人工來(lái)完成的，而且全部公務(wù)郵件都需移交給立案庭登記后，集中收發(fā)。

由于設(shè)備和郵件信息不能共享，再加上每個(gè)合議庭書(shū)記員安裝了不同的單機(jī)打印軟件，不能夠滿足批量套打，而且在打印郵單時(shí)經(jīng)常發(fā)生軟件故障，于是從法院發(fā)出的郵單既有手寫(xiě)的、又有機(jī)打的，格式五花八門(mén)，不正規(guī)、不嚴(yán)肅。同時(shí)，繁瑣的工作步驟使立案庭書(shū)記員在每天集中辦理信件郵寄交接要占用1個(gè)多小時(shí)，若是要翻查單號(hào)，就基本要靠當(dāng)事人的記憶去搜尋，無(wú)異于大海撈針，大家對(duì)此苦不堪言。

如何為審判執(zhí)行工作人員減負(fù)提升質(zhì)效，廣州海事法院黨組發(fā)動(dòng)干警獻(xiàn)言獻(xiàn)策，鼓勵(lì)干警自主研發(fā)有利于推進(jìn)智慧法院建設(shè)的小程序小軟件，依托信息化管理平臺(tái)，開(kāi)啟了智慧郵寄特別是智慧審判新模式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，廣州海事法院已自主研發(fā)了智能分案系統(tǒng)、案由分析系統(tǒng)、要素審判系統(tǒng)、船舶評(píng)估系統(tǒng)、黨員在線教育系統(tǒng)等30多個(gè)審判輔助、思政教育、行政管理平臺(tái)。

功能：模糊搜索 送達(dá)跟蹤

據(jù)了解，在這個(gè)郵寄管理平臺(tái)里，只要登入廣州海事法院的OA網(wǎng)進(jìn)入平臺(tái)網(wǎng)址，在上面新建郵件就能直接填寫(xiě)寄件信息，而且有“兩個(gè)功能”優(yōu)先保障司法文書(shū)郵寄的準(zhǔn)確率。

一個(gè)是“模糊搜索”功能，就是通過(guò)日常寄件信息的積累，形成收件人數(shù)據(jù)庫(kù)，并在平臺(tái)上共享，因此在填寫(xiě)收件人信息時(shí)候，只要輸入收件人姓名，就會(huì)立即出現(xiàn)其關(guān)聯(lián)的收件信息，減少了相同收件人信息的輸入核對(duì)工作。另一個(gè)是“糾錯(cuò)功能”，就是郵寄管理平臺(tái)對(duì)接郵政物流接口，實(shí)時(shí)查詢郵件送達(dá)情況，也同時(shí)延伸一個(gè)糾錯(cuò)功能，當(dāng)郵件送達(dá)產(chǎn)生退件，相應(yīng)的信息就會(huì)被列入“黑名單”，也就是說(shuō)這個(gè)地址對(duì)這個(gè)當(dāng)事人是失效的，這就提醒法院工作人員要重新核對(duì)當(dāng)事人的信息，以免發(fā)生錯(cuò)誤寄件的事情。

據(jù)研發(fā)人員廖奕楨介紹，這一系統(tǒng)不僅可以避免書(shū)記員因核實(shí)不當(dāng)造成的信息錯(cuò)誤、減少了他們的工作量，而且可以實(shí)時(shí)跟蹤信件送達(dá)情況和減少了當(dāng)事人的訴累。

意義：數(shù)據(jù)分析 應(yīng)用廣泛

除了郵寄管理平臺(tái)層面的實(shí)操功能以外，該平臺(tái)還能對(duì)郵寄快件的相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。在數(shù)據(jù)查看的頁(yè)面當(dāng)中，對(duì)于每月郵寄快件總件數(shù)、郵件寄出具體情況等信息都會(huì)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，也就是說(shuō)當(dāng)你寄出一個(gè)快件，這個(gè)快件的相關(guān)信息就會(huì)被記錄在系統(tǒng)里，系統(tǒng)會(huì)將這個(gè)數(shù)據(jù)自動(dòng)納入到統(tǒng)計(jì)范圍內(nèi)，在平臺(tái)的統(tǒng)計(jì)圖表上均有顯示。

在全院這些快遞郵件當(dāng)中，國(guó)內(nèi)快遞有多少，國(guó)際快遞有多少，其中司法快遞又占多少，所有數(shù)據(jù)完整可視化、一目了然，不僅能精確到每個(gè)人的具體寄件量是多少，還能生成全國(guó)送達(dá)熱點(diǎn)分布圖。

一個(gè)郵寄管理平臺(tái)，能解決好幾個(gè)部門(mén)的難點(diǎn)痛點(diǎn)問(wèn)題，可以說(shuō)是一個(gè)具有創(chuàng)造性及實(shí)用性的程序開(kāi)發(fā)。該院充分利用“大數(shù)據(jù)”思維采集基礎(chǔ)信息，挖掘了隱藏在數(shù)據(jù)背后的價(jià)值信息，在原有功能基礎(chǔ)上研發(fā)了數(shù)據(jù)在案件分析、趨勢(shì)研判、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、財(cái)務(wù)成本核算、快遞監(jiān)督管理等功能，推進(jìn)了數(shù)據(jù)融合共享，增強(qiáng)了“大數(shù)據(jù)”在法院管理中的可視化應(yīng)用，為法院審判執(zhí)行、管理教育提供更加智能化的支持，具有深遠(yuǎn)的意義。

廣州海事法院黨組書(shū)記、院長(zhǎng)陳超介紹，廣州海事法院堅(jiān)持以司法數(shù)據(jù)中臺(tái)、智慧法院大腦、在線法院建設(shè)為牽引，加大自主研發(fā)和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)融合共享力度，充分發(fā)揮“小平臺(tái)”大作用，不斷提升司法服務(wù)質(zhì)效。

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