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1、信息采購的基本手段建立起電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)(ElectronicDataInterchange,縮寫為EDI)。
2、利用EDI可以及時、準確地掌握供應與需求的情況,按照準時物流的要求,采購可以很快做出物流的決定。
(資料圖片)
3、通過建立EDI系統(tǒng),上下游產業(yè)之間建立電子自動訂貨系統(tǒng)和實現(xiàn)決算、檢驗、庫存的電子化。
4、 通過EDI系統(tǒng),能給采購方帶來如下好處:(1)由于采購數(shù)據(jù)直接傳輸給供應商,可以防止由于物料供應不及時帶來的損失,例如日本日化生產企業(yè)花王與零售商佳斯客在建立EDI后,佳斯客的缺貨率減少了一半;(2)通過電子訂貨系統(tǒng)實現(xiàn)了自動采購,提高了商品周轉率,佳斯客的庫存周轉率提高了30%;(3)削減了流通成本,采購方不需要建立庫存從而大大節(jié)約了費用。
5、 建立EDI系統(tǒng)對物流運輸和倉儲來講也有很多好處:(1)實現(xiàn)了物流作業(yè)的集約化。
6、需求方為了降低成本和庫存,只在必要的時間、按必要的數(shù)量、采購必要的商品,這就使物流運輸出現(xiàn)多頻率、小批量配送的勢頭。
7、物流運輸服務部EDI系統(tǒng)掌握了更多及時的信息,從而可以在配送中更加集約化;(2)為倉儲部減少庫存,甚至實現(xiàn)無庫存創(chuàng)造了條件。
8、倉儲部最大的負擔是庫存較多,建立EDI系統(tǒng)后,各供應商按照采購要求通過運輸工具送到物流倉儲部,為實現(xiàn)無庫存化創(chuàng)造條件。
9、 信息采購的解決方案已成為眾多計算機軟、硬件廠商開發(fā)的新熱點,目前成熟的產品也已較為常見,這些方案對信息采購的各個方面進行了設計,使得采購工作程序化、自動化。
10、一些解決方案已得到了企業(yè)的認可,如BBP(Business-to-BusinessProcurement)電子采購系統(tǒng)已在青島海爾集團得到實施。
11、 但是,企業(yè)開展信息采購并不是選用某一公司的軟件就萬事大吉了,實際上信息采購并不光影響企業(yè)的采購流程,還深入到整個企業(yè)的業(yè)務運作之中,將從根本上改變企業(yè)的運營方式。
12、企業(yè)只有內外結合、“軟硬兼施”,才能建立一套運行良好的信息采購體系,才能充分發(fā)揮信息采購的優(yōu)勢。
13、 逐步實現(xiàn)企業(yè)內部的信息采購的開展必須要有內部信息系統(tǒng)作支持,只有企業(yè)內部實現(xiàn)了信息化,才能使信息采購發(fā)揮出更好的優(yōu)勢。
14、加快企業(yè)內部信息化建設應該成為當務之急,通過建設企業(yè)內聯(lián)網(wǎng),應用ERP管理系統(tǒng),把企業(yè)進貨、銷貨、存貨、生產以及財務、計劃等各個環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡連接起來,再把網(wǎng)絡延伸到企業(yè)外部,與信息采購系統(tǒng)對接,這樣才能成為信息采購的真正受益者。
15、 另外,企業(yè)采用符合自身特點的信息采購軟件開展信息采購,要求把采購請求形成,請購單填寫,采購審批,訂單下達等各項采購工作都通過網(wǎng)絡并借助計算機軟件來實現(xiàn),因此,信息采購系統(tǒng)的作用顯得十分重要。
16、目前市場上這類軟件比較豐富,但不同的軟件其側重點和出發(fā)點有所不同,不同的軟件各有自己的優(yōu)勢和劣勢,這就要求企業(yè)需要根據(jù)自身的采購規(guī)模、周期等來選用最符合自身需要的軟件,不要盲目追求功能強大,也不應片面采用國外大公司的產品,必須堅持“最合適的才是最好的”原則,避免產生花了很多錢卻辦不好事情的結局。
17、一般來說,信息采購軟件必須建立在Internet基礎上,包括CA認證、咨詢和支付等功能;根據(jù)需要還應提供商業(yè)伙伴目錄、定價服務以及集成功能;要能與ERP和辦公自動化等后臺系統(tǒng)集成。
18、另外,采購管理人員的工作界面必須友好,簡單明了,易操作。
19、當然,除購成品軟件外,企業(yè)也可委托軟件公司或企業(yè)計算機專業(yè)人員專門開發(fā),真正設計出符合企業(yè)需要的采購軟件,為企業(yè)更好地開展采購業(yè)務服務。
20、 以上對信息采購、信息采購的優(yōu)勢以及信息采購的企業(yè)環(huán)境和軟件支持作了介紹,現(xiàn)在再回到案例中去,案例中企業(yè)的物流狀況,是由于采購部、運輸部、倉儲部和供應商間的信息溝通不暢,才導致企業(yè)物流成本增加。
21、企業(yè)要想從根本上降低物流成本,就需要加強物流活動中的信息溝通,而上面描述的基于EDI的信息采購,就是能從根本上解決企業(yè)物流活動中信息溝通的問題。
22、 綜上,案例中的企業(yè)若要從根本上降低物流成本,可以考慮首先從采購環(huán)節(jié)入手,建立起信息采購的模式,并逐步建立起包含倉儲、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)的信息化模式。
23、所幸的是,案例中的企業(yè)已經有了ERP的實施應用經驗,該企業(yè)只需投入一定的人力物力,并協(xié)同供應商建立起一套基于EDI的信息采購系統(tǒng),就能確保物流活動中信息溝通及時高效,從而也能大大降低倉儲部的庫存成本,進而整體上降低企業(yè)的物流成本。
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